Cẩm nang cách quản lý hồ sơ nhân sự HIỆU QUẢ nhất tại doanh nghiệp | DANATECH

Cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho thật hiệu quả là vấn đề đang nhức nhói tại cách doanh nghiệp. Việc lưu trữ hồ sơ để các hồ sơ không nhầm lẫn với nhau vô cùng quan trọng. Nếu bạn còn đang băn khoăn về cách quản lý hồ sơ nhân sự thì bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quát nhất.

1. Tại sao phải lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự?

Trước khi lưu trữ hồ sơ phải phân loại hồ sơ để tiện cho công tác tìm kiếm sau này. Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật Việt Nam. Doanh nghiệp phải tuân thủ theo quy định này và có trách nhiệm lưu giữ toàn bộ những thông tin liên quan đến người lao động.

Có cách quản lý hồ sơ nhân sự tốt sẽ giúp người quản trị quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp. Những quyết định về nhân sự cũng sẽ dễ dàng được đưa ra.

Việc lưu trữ hồ sơ nhân sự giúp giải quyết những sự cố như tranh chấp với người lao động xảy ra ngoài ý muốn.

2. Quy định lưu trữ hồ sơ trong cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả

2.1 Chọn tủ hồ sơ hành chính văn phòng

• Đối với lượng hồ sơ, giấy tờ lớn nếu được kẹp trong bị hay túi thì sẽ vượt tầm kiểm soát của bạn nếu số lượng giấy tờ quá lớn.
• Sử dụng tủ hồ sơ có nhiều ngăn và có hộc tủ ở dưới. (Mỗi ngăn có kích thước thông thường là 28 x 35 cm)
• Nếu văn phòng nhỏ thì tủ hồ sơ nên treo trên tường, để dễ nhìn thấy và lưu trữ được hồ sơ dễ dàng.

2.2 Phân loại hồ sơ:

Phân loại hồ sơ giúp việc kiểm tra, sắp xếp trở nên dễ dàng hơn. Đây là một trong những bước cơ bản của cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả. Việc phân loại được tiến hành như sau:

• Theo chủ đề: nhiều loại hồ sơ chia thành báo cáo, kế toán, quảng cáo, marketing…
• Theo cụm: trong từng chủ đề thì cũng nên chia thành cụm nhỏ như cụm quý 1, 2, 3…
• Theo nhóm: tương tự như trên chia thành nhóm quý 1, quý 2, quý 3…

>>> Xem thêm : Phần mềm quản lý nhân sự – Chìa khóa thành công

2.3 Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại hồ sơ thì tiến hành sắp xếp theo thời gian, theo mẫu tự, theo tính chất…

Ngoài ra còn sắp xếp hồ sơ theo hồ sơ mật, tối mật, hồ sơ bình thường, hồ sơ chưa giải quyết, đang giải quyết, đã giải quyết.

2.4 Lưu trữ hồ sơ

Đánh dấu hồ sơ để tìm ra vị trí nhanh nhất khi cần thiết, bằng cách này có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. Làm bảng liệt kê danh mục các hồ sơ một cách có hệ thống để tra cứu hồ sơ một cách nhanh chóng.

Ngoài ra còn có thể lưu trữ hồ sơ vào bảng tính excel, dùng chức nắng liên kết hyperlink để liên kết tập tin với hình ảnh cần lưu trữ. Như vậy khi cần xem hồ sơ chỉ cần nhấp vào số hồ sơ quy ước đã lưu trữ.

3. Những thông tin cơ bản cần có khi quản lý hồ sơ nhân sự

Cách quản lý hồ sơ nhân sự cơ bản là nắm rõ thông tin cơ bản của nhân sự:

• Sơ yếu lý lịch, thông tin cơ bản.
• Quá trình công tác, nghề nghiệp chức vụ.
• Hợp đồng lao động.
• Chế độ hưởng phúc lợi.
• Thông tin công tác.
• Thông tin về kỷ luật.
• Thông tin về sa thải, chấm dứt hợp đồng.

Hiểu rõ cách quản lý hồ sơ nhân sự là yếu tố cốt lõi giúp việc quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. DANATECH đã điểm qua cách quản lý hồ sơ nhân sự cơ bản nhất, hãy cùng theo dõi DANATECH để biết thêm nhiều thông